Tips Merancang Regulasi Kantor, Dukung Karyawan Produktif Saat Work From Home

Tidak terasa sudah hampir dua tahun kita hidup berdampingan dengan Covid-19. Situasi ini membuat sebagian besar kegiatan masyarakat dilakukan secara daring, salah satunya adalah Work From Home (WFH). Namun, nyatanya tidak semua karyawan dapat bekerja secara produktif di rumah karena kurangnya sarana yang memadai. Hal ini menjadi tantangan bagi setiap perusahaan untuk membuat kebijakan baru agar sistem Work From Home berjalan dengan maksimal.

Ricky Surya Putra, Head of Talent Acquisition & People Strategy Mekari membagikan pengalamannya saat menyusun regulasi Work From Home untuk para karyawan Mekari. 

Sistem Work From Home Mekari

Sebelum pandemi Covid-19 masuk ke Indonesia, Mekari sendiri sebenarnya sudah menerapkan sistem Work From Home, tetapi tidak menyeluruh. Namun, sekarang semua sistem kerja sudah dilakukan secara daring untuk menekan penyebaran Covid-19.

Demi terciptanya lingkungan kerja Work From Home yang efektif, tentunya ada beberapa persiapan yang harus dilakukan. Salah satunya adalah melakukan diskusi dengan leader setiap departemen untuk mengetahui kebutuhan yang menjadi concern mereka. “Jika ada departemen yang harus bertemu, kami akan sediakan co-working untuk bekerja,” ujar Ricky.

Selain itu, jika ada departemen yang perlu menggunakan alat di kantor, tim Talent Acquisition & People Strategy Mekari juga membuat regulasi khusus supaya mereka dapat bekerja secara produktif dan aman. Ricky juga mengatakan, untuk mendukung sistem Work From Home, Mekari menyediakan beberapa alat pendukung untuk bekerja, seperti laptop, meja, kursi, dan lain-lain.

Lalu, bagaimana cara mengetahui seorang karyawan bekerja secara produktif atau tidak? Ricky menjelaskan, Mekari menggunakan aplikasi yang dapat memantau KPI (Key Performance Indicator) dari setiap individu untuk memastikan mereka bekerja dengan produktif. Tidak hanya itu, Mekari juga menyediakan flexible benefit yang diberikan kepada karyawan untuk mendukung sistem kerja mereka di rumah supaya dapat bekerja dengan produktif.

Tips Membuat Regulasi Work From Home

Dalam STARTALK kali ini, Ricky juga membagikan poin penting yang perlu diperhatikan tim Human Resources saat ingin membuat kebijakan baru di masa pandemi Covid-19. Poin-poin tersebut, antara lain:

• Kebijakan yang berlaku dalam perusahaan saat ini -> Tentunya kebijakan setiap perusahaan yang berbeda-beda akan berpengaruh pada proses pembuatan kebijakan baru di masa pandemi Covid-19. Misalnya ada perusahaan yang mewajibkan karyawannya untuk hybrid karena membutuhkan pertemuan tatap muka.
• Support yang dapat diberikan perusahaan kepada para karyawan -> Tidak semua karyawan memiliki fasilitas di rumah yang memadai untuk bekerja. Oleh karena itu, tim Human Resources harus mengetahui sampai mana kemampuan perusahaan untuk memberikan alat agar karyawan dapat bekerja secara maksimal.
• OKR/KPI setiap karyawan -> Aspek ini dapat membantu tim Human Resources untuk memantau produktivitas para karyawan saat bekerja di rumah. Dengan adanya matriks yang perlu dicapai setiap departemen, diharapkan karyawan dapat bekerja dengan maksimal.
• Kelayakan operasional dari setiap departemen -> Kebutuhan setiap departemen dalam bekerja pastinya berbeda-beda, hal ini dapat dijadikan pertimbangan bagi tim Human Resources untuk membuat kebijakan baru. 

Setelah menganalisis aspek-aspek di atas, hal yang perlu dilakukan selanjutnya yaitu:

• Mempersiapkan online team management tools.
• Merancang ESS HRIS (Employee Self Service – Human Resources Information System) -> Portal yang dapat digunakan para karyawan untuk sign in ke akun mereka dan mengakses data human resources. Data yang dapat diakses termasuk informasi pribadi dan jatah cuti. Selain itu, para karyawan juga dapat menggunakan ESS untuk menyampaikan request cuti, sakit atau izin kepada manajer mereka.
• Mengatur pengeluaran operasional yang disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing karyawan untuk memaksimalkan Work From Home

Tentunya setiap perusahaan harus mempersiapkan kebijakan baru yang untuk menyambut tahun 2022. Kebijakan ini harus dipikirkan matang-matang agar tercipta suasana kerja yang kondusif dan efektif. Pertimbangkan juga peraturan yang berlaku di perusahaan kamu karena setiap perusahaan pasti memiliki peraturan yang berbeda-beda.